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PROCEDIMIENTO
ESTRATEGIA DE RACIONALIZACION DE TRAMITES
Versión 1
Código PSI-SAM-PR-033
Proceso Servicios Administrativos Estado Activo
1. OBJETIVO
Determinar la estrategia y/o plan que permita mejorar la prestación de los servicios ofertados a los usuarios internos y externos, reducir costos, tiempos, documentos, pasos, procesos, procedimientos, y generar esquemas no presenciales de acceso a trámites y OPAS (Otros servicios Administrativos) a través del uso de la página web. 
2. ALCANCE
Inicia con la reunión de la mesa técnica de racionalización de tramites primero con el análisis y priorización de trámites y/Opas segundo, la racionalización a través del registro en el SUIT, dicho registro obedece a una revisión previa donde tecnológica o administrativamente se mejoren los procesos y procedimientos para la efectiva gestión al ciudadano.  
3. RESPONSABLE
Profesional Unidad de Transparencia y Gobierno Abierto, Profesional Unidad de Gestión Tecnológica, Funcionarios Enlaces de MIPG en cada Secretaria, Profesional Universitario
4. CONDICIONES GENERALES
El propósito de la Política y/o de Racionalización de Trámites es facilitar el acceso de forma fácil a los usuarios que demanden los servicios, en especial hoy en día donde la virtualidad juega un papel importante y necesario para poder ser competitivos.

Para la correcta implementación de la política al interior, se tendrá como punto de partida los documentos y herramientas que coloca a disposición el Departamento Administrativo de la Función Pública, como líder de la política a nivel Nacional, los cuales podrán ser consultados de manera permanente en la página web de Función Pública:

Guía para la Racionalización de Trámites: https:/www.funcionpublica.gov.co/web/eva/guia-para-la-racionalizacion-detramites
. Procedimiento para autorizar trámites: https:/www.funcionpublica.gov.co/web/eva/procedimiento-para-autorizartramites
. Formulario de autodiagnóstico:
 
5. DEFINICIONES
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

. Constitución Política de 1991 (Artículos 83, 84, 209 y 333): Establece el principio de la buena fe, la no exigencia de requisitos adicionales para el ejercicio de un derecho, los principios de la función administrativa, de la actividad económica y la iniciativa privada.
. Decreto 2150 de 1995: Suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios en la Administración Pública. Ley 190 de 1995: Se dictan las normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.
. Ley 489 de 1998 (Artículo 18): Establece la supresión y simplificación de trámites como política permanente de la Administración Pública. Documento CONPES 3292 de 2004: Establece un marco de política para que las relaciones del gobierno con los ciudadanos y empresarios sean más transparentes, directas y eficientes, utilizando estrategias de simplificación, racionalización, normalización y automatización de los trámites ante la administración pública.
. Ley 962 de 2005: Se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
. Decreto 4669 de 2005: Fija el procedimiento para aprobación de nuevos trámites, crea el Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites (GRAT), como instancia consultiva del Gobierno Nacional en la materia y establece sus funciones.
. Decreto 1151 de 2008: Establece los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia a implementar por fases y se dictan otras disposiciones. Guía para la Racionalización de Trámites Libertad y Orden Libertad y Orden Libertad y Orden Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia Decreto 1879 de 2008: Requisitos documentales exigibles a los establecimientos de Comercio para su apertura y operación.
. Decreto 235 de 2010: Por el cual se regula el intercambio de información entre entidades para el cumplimiento de funciones públicas.
. Decreto 2280 de 2010: Por el cual se modifica el artículo 3º del Decreto 235 de 2010.
. Ley 1450 de 2011: Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010- 2014.
. Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
. Decreto Ley 019 de 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
. Decreto 1450 de 2012: Por el cual se reglamenta el Decreto
. Ley 019 de 2012. Decreto 1499 de 2018: por medio del cual se implementa el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG
. Decreto 2106 de 2019: por medio del cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios inexistentes en administración pública.
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Socializar, con todos los servidores de la Administración, las orientaciones sobre mejoramiento continuo de los trámites y generar compromiso de identificar alternativas de racionalización.
Unidad De Transparencia y Gobierno Abierto
Plan de trabajo para la vigencia de la Unidad de Transparencia y Gobierno Abierto
La Unidad de Transparencia y Gobierno Abierto inicia con la planeación de actividades y culmina con la elaboración del Plan de trabajo para la respectiva vigencia.
Recopilación de Información General
Unidad De Transparencia y Gobierno Abierto
Sistema SUIT
Mapa de procesos
Caracterización de Usuarios
Consultar el inventario de Tramites que esta registrado en el SUIT.
Mapa de procesos actualizado
Caracterización de usuarios y necesidades
Análisis y diagnóstico de tramites
Unidad De Transparencia y Gobierno Abierto
Guía de racionalización de tramites.
Consiste en la priorización de los tramites identificados y se levanta un diagnóstico para ser priorizados, aplicar la guía de racionalización del DAFP
Identificar los trámites u OPA´S
Oficina de Transparencia y Gobierno Abierto mesa Técnica de la Política de Racionalización de Tramites
Actas de la Mesa Técnica, inscripción o eliminación de trámites u OPA´S a los responsables de los mismos.
Cronograma de trabajo
Se presentan todas los tramites y opas que están inscritas en el SUIT, a cada uno de los miembros de la mesa técnica de Racionalización de Tramites con el fin de que inicien una revisión y depuración de la información existentes y actualicen de esta reunión deben entregar como resultado las Evidencias de requerimiento de inscripción o eliminación de trámites u OPA´S a los responsables de los mismos
Registrar en la plataforma SUIT los trámites u OPA´S identificados
Oficina de Transparencia y Gobierno Abierto
Evidencia de registro en plataforma SUIT
Manejo de la clave para ingresar al SUIT y por medio de la Guía suministrada por el DAFP, iniciar las modificaciones y /o actualizaciones respectivas, hacer los cambios, monitoreo y seguimiento que exige el sistema.
Etapa de Priorización de trámites
Mesa Técnica de Racionalización de Tramites
Diagnóstico Racionalización de Trámites
Analizar variables externas e internas que afectan el trámite como aquellos aspectos que son de mayor impacto para la ciudadanía, usuarios o grupos de interés que acerquen el Estado al ciudadano. inventario de trámites ejemplo las solicitudes más recurrentes duración en tiempo de un trámite, ampliación de puntos de atención, reducción de pasos para el ciudadano.
Elaboración de la Estrategia de Racionalización de tramites, que debe hacer parte del PAAC
Profesional Universitario Oficina de Transparencia y Gobierno Abierto
Matriz Racionalización de trámites
Implementar la matriz sugerida por el Departamento Administrativo de la Función Púbica para la estrategia de racionalización de trámites. Existe Guía Identificar trámites de alto impacto y priorizar
Formular la estrategia de racionalización de trámites,
Implementar acciones de racionalización normativas.
Implementar acciones de racionalización administrativas
Implementar acciones de racionalización que incorporen el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones
Monitorear y revisar periódicamente el cumplimiento a lo establecido en la matriz de racionalización. seguimiento a matriz de racionalización
Profesional Universitario Oficina de Transparencia y Gobierno Abierto
Evidencia de monitoreo registro F- CS-11 y seguimiento a la matriz de racionalización registro F- EV - 10
Hacer seguimiento y verificar que las acciones se estén cumpliendo...
Adelantar campañas de difusión y apropiación de las acciones de racionalización para los servidores públicos responsables de la prestación de trámites y otros procedimientos administrativos
Elaborar la estadística mensual de los datos de operación relacionados con cada trámite
Profesional Universitario Oficina de Transparencia y Gobierno Abierto
Correo electrónico o soporte físico
Analizar nuevas oportunidades de racionalización, priorización de otros trámites, análisis del grado de ajuste del trámite a nuevos cambios presentados.
Incorporar buenas prácticas y aprendizajes en nuevos ciclos de racionalización
Portafolio de oferta institucional (trámites y otros procedimientos administrativos) identificado y difundido
Profesional Universitario Oficina de Transparencia y Gobierno Abierto
Portafolio actualizado
Construir el inventario de trámites y otros procedimientos administrativos
Registrar y actualizar trámites y otros procedimientos administrativos en el SUIT.
Difundir información de oferta institucional de trámites y otros
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 29/Nov/2023
 
Nombre: Francisco Javier Gomez
Cargo: PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Fecha: 29/Nov/2023

 
Nombre: Luz Dary Calvo Mejía
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 29/Nov/2023